KEMUDAHAN PENGARSIPAN DI ERA DIGITAL

Bagaimanapun, perangkat digital telah banyak mempermudah kita dalam menyimpan kenangan-kenangan di masa lampau. Setidaknya sejak 14 tahun terakhir saya sudah merasakan sendiri penggunaan kamera digital. Seperti yang diketahui, Perangkat ini mampu menghasilkan hasil rekam gambar yang disimpan dalam kartu memori yang pada awal kemunculannya, kapasitas penyimpanannya hanya dalam hitungan Megabyte (MB). Seiring perkembangan teknologi kamera digital yang berdampak pada meningkatnya kualitas gambar yang dihasilkan maka kapasitas penyimpanan pun dituntut menjadi lebih besar dari hitungan Megabyte (MB) menjadi Gigabyte (GB) bahkan sampai Terabyte (TB). Data dari kartu memori ini juga mudah dipindahkan ke perangkat yang lain seperti Flash Disk atau Hard Disk. Dan penyalinan berkali-kali tidak merubah kualitas datanya.

Meskipun sebenarnya, sebagian orang telah memulai proses digitisasi ini melalui alat-alat scanner yang lebih dulu populer sebelum populernya kamera digital. Photo yang dihasilkan dengan perangkat analog dikonversi ke bentuk digital menggunakan perangkat scanner. Tetapi penggunaan scanner ini juga memiliki beberapa kelemahan terutama persoalan kualitas ketika kita mengkonversi hasil cetak menjadi bentuk digital.

Seiring perkembangan teknologi, kamera digital berhasil mengintegrasikan fungsinya ke dalam sebuah ponsel pintar (smartphone) yang semakin simple dan bisa masuk dalam saku celana kita. Dengan ini, penggunakan kamera digital menjadi lebh masif dan populer. Beberapa tahun terakhir smartphone pun mengambil peran mesin scanner dengan hadirnya aplikasi-aplikasi scanner berbasis android. Sehingga pengiriman dokumen melalui aplikasi percakapan seperti Whatsapp atau Telegram menjadi sesuatu yang lazim ditemukan dalam administrasi perkantoran. 

Belum lama rasanya kemudahan teknologi smarphone tersebut dinikmati, kemudian populer pula cloud storage dan medsos yang menjadi bagian tak terpisahkan dari smartphone, sebagai alternatif penyimpan data yang simple dan mudah diakses dimanapun kita berada. Kita tak lagi mengeluh “ketinggalan flash disk” atau “flash disk kena virus”. Ada layanan dropbox, onedrive atau google drive yang populer digunakan sebagai layanan cloud storage yang bisa menggantikan peran flash disk. Ada pula yang menyimpan datanya di medsos terutama photo atau video. Tak jarang kita temukan, ada orang yang posting photo facebook dengan caption “numpang save di sini yah”. Begitulah reaksi kita terhadap teknologi, masing-masing orang memiliki keunikan tersendiri.

Yang saya uraikan di atas hanya sebagian kecil dari perkembangan teknologi terutama yang berkaitan dengan kegiatan mengarsipkan (menyimpan) yang saat ini begitu pesat. Yang terpenting dari semua perkembangan ini adalah bagaimana kita menjadi seseorang yang bisa beradaptasi terhadap perkembangan-perkembangan ini. Memiliki perangkat teknologi termutakhir tidak hanya untuk gaya hidup tetapi untuk memudahkan pekerjaan-pekerjaan kita.